Много документов?
Полки шкафов прогибаются под тяжестью папок разных калибров?
Хочется навести порядок и освободить место?
Значит, Вам нужен архив.
В этом месте Вам нужно ответить себе на несколько вопросов:
- что будем хранить?
- как часто будем обращаться у этому?
- где будем хранить?
1. Если у вас нередки посетители, а все ящики стола заполнены паспортами, трудовыми книжками и личными делами, в углу пылятся тубусы с чертежами, и всё это просматривается не реже раза в месяц — лучше всего подойдут картотеки.
Главные качества картотек: компактность и возможность разложить всё «по полочкам», вернее по ящикам.
Самые миниатюрный формат в современном документоообороте — А-6 (105 × 148 мм). Это размер паспорта и трудовой книжки. Именно картотека позволит Вашему специалисту по кадрам удобно и компактно разложить трудовые книжки по алфавиту или подразделениям.
Если много медицинских карточек (148 × 210 мм)— Вам в помощь картотеки формата А-5. Стандартная вместимость такой картотеки с семью ящиками — не менее 7000 карточек.
Картотечные шкафы от АЛЬФА ОФИС имеют центральный замок, позволяющий запирать сразу все ящики.
Если у Вас много личных анкет сотрудников и других документов 210 × 297 мм — подойдёт картотека формата А-4. Обычно такие картотеки имеют от двух до пяти ящиков и способны вмещать до 250 файлодержателей.
Существуют картотечные шкафы для документов больших форматов: планов местности, строительных чертежей, плакатов и т. п. до формата А0 (841 × 1189 мм).
Для особо важных документов есть взломостойкие и огнестойкие картотеки (класс НО, 30Б).
2. Если архив предполагается в помещениях общего пользования (офисы, коридоры, операционный зал), но его содержимое просматривается довольно редко — рассмотрите как вариант архивные и бухгалтерские шкафы. Они дешевле и вместительнее картотек, но не дают такого удобства в систематизации и доступе к документам.
Архивные шкафы больше подходят именно для бумажных документов. Стандартный шкаф 1860×850×400 мм вмещает около 70-75 папок формата А4 и толщиной 60 мм. Нередко такие шкафы можно дооснастить антресолями. Впрочем, антресоли имею цоколь и могут использоваться самостоятельно.
Существуют взломостойкие и огнестойкие архивные шкафы (класс НО, 30Б). Бухгалтерские шкафы ближе к тонкостенным сейфам. Они изготавливаются из более толстого металла (1-2 мм) и снабжены сувальдными замками. В них можно хранить не только документы, но и ценные бумаги, а порой и деньги.
3. У Вас есть специальное помещение для архива? Тогда можно проявить фантазию и скомпоновать стеллажную систему. Стандартная нагрузка на полку стеллажа — до 120 кг. равнораспределённого веса. Вместимость ограничена лишь размерами помещения. Путём компоновки различных стоек, полок, ограничителей, элементов усиления можно самым оптимальным образом использовать объём архива. К тому же стеллажи можно поставить на регулируемые опоры — и тогда им не страшны неровные полы. Правильно установленные и укреплённые стеллажи могут выдерживать до 900 кг. на каждую секцию.
4. Архив большой, а помещение маленькое? Тогда лучше не думать над «уплотнением» существующих, а установкой мобильных стеллажей. Таким образом вы экономите на отступах для прохода и увеличиваете ёмкость архива почти вдвое. Но есть и противопоказания — пол в помещениях с мобильным архивом должен выдерживать нагрузку не меньше 500 кг. на квадрантный метр. Иначе провалы неминуемы!
Специалисты АЛЬФА ОФИС имеют большой опыт по оснащению архивов в Белгородской области и могут предложить оптимальное решение для любой системы хранения. В нашем виртуальном офисе Вы можете выбрать любые стеллажи металлические в Белгороде, Старом Осколе и по всей области.